Vous avez parfois l’impression que votre journée commence à peine que, déjà, elle est terminée ?

Le matin, vous avez une idée précise de tout ce que vous aimeriez accomplir. Puis les courriels arrivent, les enfants ont besoin de vous, un rendez-vous prend plus de temps que prévu, la maison demande un peu d’attention et, avant même de vous en rendre compte, il est déjà temps de préparer le souper.

Et cette fameuse liste de tâches ? Elle est encore là.

Bien organiser son temps ne signifie pourtant pas remplir chaque minute de sa journée. L’objectif est plutôt de savoir où concentrer son énergie, quoi faire en priorité et quoi laisser pour plus tard.

Une bonne organisation peut vous aider à réduire la pression, à mieux profiter de vos journées et à retrouver un peu de contrôle lorsque tout semble s’accumuler.

Voici 15 façons simples et réalistes de mieux organiser votre temps au quotidien.

1 Observez où passe votre temps

Avant de vouloir changer votre organisation, prenez quelques jours pour observer votre routine.

Combien de temps passez-vous sur votre téléphone ? Combien de temps consacrez-vous aux tâches ménagères, aux courriels, aux déplacements ou aux petites tâches imprévues ?

Vous pourriez être surprise de découvrir où disparaissent certaines heures.

Cette observation n’est pas là pour vous culpabiliser. Elle vous permet simplement de mieux comprendre votre quotidien et de repérer ce qui pourrait être amélioré.

2 Notez tout ce que vous devez faire

Votre cerveau n’a pas besoin de servir de bloc-notes.

Lorsque vous essayez de mémoriser toutes vos tâches, vous pouvez avoir l’impression d’avoir constamment quelque chose à ne pas oublier.

Prenez quelques minutes pour écrire tout ce qui vous passe par la tête : courses, appels, rendez-vous, ménage, travail, études, projets personnels et petites choses à régler.

Une fois ces tâches écrites, vous pourrez les organiser plus facilement et libérer un peu d’espace mental.

3 Choisissez vos trois priorités

Une liste de 25 tâches peut rapidement devenir décourageante.

Essayez plutôt de choisir trois priorités principales chaque jour.

Demandez-vous : qu’est-ce qui doit vraiment être fait aujourd’hui ? Qu’est-ce qui aura le plus d’impact ?

Si ces trois tâches sont accomplies, votre journée est déjà productive.

Le reste peut attendre.

4 Distinguez l’urgent de l’important

Tout ce qui attire votre attention n’a pas nécessairement besoin d’être traité immédiatement.

Une notification n’est pas une urgence. Un courriel peut parfois attendre. Une nouvelle idée peut être notée pour plus tard.

Avant d’interrompre ce que vous êtes en train de faire, demandez-vous :

« Est-ce vraiment nécessaire maintenant ? »

Cette simple question peut vous aider à reprendre le contrôle de votre journée et à consacrer votre énergie aux bonnes choses.

5 Préparez votre journée

Consacrez cinq à dix minutes à la préparation de votre journée, idéalement la veille.

Regardez votre calendrier, vos rendez-vous et vos obligations. Choisissez vos principales tâches et préparez, lorsque c’est possible, certaines petites choses à l’avance.

Préparer les vêtements, vérifier les lunchs, préparer certains éléments du petit-déjeuner ou réfléchir au repas du lendemain peut sembler banal, mais ces petites décisions en moins peuvent rendre le matin beaucoup plus agréable.

6 Regroupez les petites tâches

Répondre à un message, vérifier ses courriels, faire un appel ou remplir un formulaire ne prend parfois que quelques minutes.

Mais lorsque ces petites tâches interrompent constamment votre journée, elles peuvent devenir très chronophages.

Essayez de les regrouper dans une même période.

Vous pourriez réserver 20 ou 30 minutes pour les messages et les courriels plutôt que de les consulter toutes les dix minutes.

Vous aurez ainsi l’impression de vraiment avancer au lieu de passer votre journée à réagir aux petites demandes.

7 Organisez votre journée par blocs

Donner une plage horaire à une tâche peut vous aider à mieux structurer votre journée.

Vous pouvez par exemple réserver une heure pour travailler sur votre projet principal, 30 minutes pour les courriels et une autre période pour les tâches administratives.

Cette méthode vous permet de visualiser votre journée et vous évite de prévoir beaucoup trop de choses dans un temps limité.

Elle peut également vous aider à protéger les moments où vous devez être particulièrement concentrée.

8 Gardez du temps libre

Un agenda complètement rempli peut sembler très organisé, mais il laisse peu de place à la réalité.

Un appel qui dure plus longtemps, un imprévu, un enfant qui a besoin de vous ou simplement une pause peuvent facilement modifier votre programme.

Prévoyez donc quelques espaces libres.

Votre emploi du temps n’a pas besoin d’être rempli pour être productif.

Un peu de flexibilité vous permettra aussi de vivre les imprévus avec beaucoup moins de stress.

9 Apprenez à dire non

Chaque « oui » représente une partie de votre temps.

Dire oui à toutes les demandes, invitations ou projets peut finir par vous laisser très peu de temps pour vos propres priorités.

Dire non ne signifie pas être égoïste.

Cela peut simplement signifier que vous reconnaissez que votre temps est limité et que vous devez choisir comment l’utiliser.

Avant d’accepter quelque chose, demandez-vous si cette nouvelle responsabilité correspond réellement à vos priorités.

10 Faites une chose à la fois

Faire plusieurs choses en même temps peut donner une impression de productivité.

Mais passer constamment d’une tâche à une autre peut aussi vous faire perdre votre concentration.

Lorsque c’est possible, choisissez une tâche, concentrez-vous dessus et avancez avant de passer à la suivante.

Une chose à la fois peut être beaucoup plus efficace que dix choses commencées en même temps.

Vous constaterez peut-être qu’une tâche qui vous semblait prendre une heure peut finalement être terminée beaucoup plus rapidement lorsque vous lui accordez toute votre attention.

11 Travaillez selon votre niveau d’énergie

Votre niveau d’énergie change au cours de la journée.

Si vous êtes particulièrement concentrée le matin, utilisez ce moment pour les tâches qui demandent le plus de réflexion.

Les tâches plus simples peuvent être réservées aux moments où votre énergie est plus faible.

Vous n’avez pas besoin de fonctionner à pleine vitesse toute la journée.

Organiser son temps, c’est aussi apprendre à organiser son énergie.

12 Éloignez les distractions

Vous prenez votre téléphone pour vérifier un message.

Puis vous regardez une notification. Ensuite une publication. Puis une vidéo.

Et voilà que 20 minutes se sont écoulées.

Pendant les périodes où vous devez vous concentrer, essayez de mettre votre téléphone en mode silencieux ou de le placer un peu plus loin.

Vous pouvez également fermer les onglets inutiles sur votre ordinateur ou désactiver certaines notifications.

Vous n’avez pas besoin de supprimer toutes les distractions. Il suffit parfois de les rendre moins accessibles.

13 Choisissez un système d’organisation simple

Agenda papier, calendrier numérique, liste de tâches, planner ou application : choisissez ce qui fonctionne réellement pour vous.

Le meilleur système d’organisation n’est pas nécessairement le plus sophistiqué.

C’est celui que vous utilisez régulièrement.

Si votre méthode devient compliquée au point de vous demander plus de temps qu’elle ne vous en fait gagner, simplifiez-la.

Votre organisation doit vous faciliter la vie, pas vous donner une nouvelle liste de choses à gérer.

14 Réservez du temps pour vous

Dans une journée bien remplie, le temps personnel est souvent le premier élément que l’on supprime.

Pourtant, prendre une pause, lire, marcher, prier, prendre un café tranquillement ou simplement ne rien faire pendant quelques minutes peut vous aider à retrouver votre énergie.

Le repos n’est pas une récompense que vous devez mériter après avoir tout terminé.

Il fait partie d’une journée équilibrée.

Même 15 minutes peuvent faire une différence lorsque vous les utilisez pour ralentir et vous recentrer.

15 Faites le bilan de votre journée

Avant de terminer votre journée, prenez quelques minutes pour regarder ce que vous avez accompli.

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui peut être amélioré ? Que souhaitez-vous reporter à demain ?

Et surtout, prenez le temps de reconnaître ce que vous avez réussi à faire.

Vous n’avez pas besoin d’avoir terminé toute votre liste pour avoir passé une bonne journée.

Chaque petite tâche accomplie compte.

Téléchargez votre checklist gratuite

Pour vous aider à mettre ces conseils en pratique, nous avons préparé une checklist gratuite pour mieux organiser votre temps.

Vous pouvez l’imprimer et la glisser dans votre planner, la garder sur votre bureau ou l’utiliser chaque matin pour organiser votre journée.

Elle vous permettra de noter vos 3 priorités, vos rendez-vous, vos tâches importantes, les petites tâches à regrouper et votre temps personnel, tout en gardant un espace pour faire le bilan de votre journée.

Télécharger gratuitement la checklist d’organisation du temps

Utilisez simplement la checklist pour commencer à voir votre journée plus clairement et découvrir ce qui mérite réellement votre attention.

Mieux organiser son temps sans chercher la perfection

Commencez avec deux ou trois conseils de cette liste. Testez-les pendant quelques jours. Gardez ce qui fonctionne et laissez tomber ce qui ne vous convient pas.

Avec le temps, vous trouverez votre propre façon de gérer vos journées.

Parce que mieux gérer son temps ne signifie pas nécessairement faire davantage.

Cela signifie surtout faire de la place pour ce qui compte vraiment.

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